二十八、擬辦文書應注意事項如下：
(一) 對於單位收發送交之文書，或根據工作分配須辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統或記載於公文登記簿，以備查詢。
(二) 機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。
(三) 負責主辦某項業務之人員，對其職責範圍內之事件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得自行擬辦。
(四) 承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等原則處理。
(五) 處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續者，應先完成此項手續，如非短時間所能完成時，宜先將原由向對方說明。
(六) 承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資料，必要時應摘要附送主管，作為核決之參考。
(七) 簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。
(八) 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。
(九) 毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。
(十) 承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓。
(十一) 承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，宜摘提要點，或於適當處作必要之註記，以利核閱。
(十二) 承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔。
二十九、應先協調會商之文書，應注意事項如下：
(一) 凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。
(二) 會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，於下列各款斟酌選用之：
１、以電話商詢或面洽，必要時並記錄備查。
２、以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者，宜採用簽稿會核單（格式如附件4），並視案情需要決定採順會或並會方式，會銜公文採用會銜公文會辦單（格式如附件5）。
３、提例會討論。
４、約集有關單位人員定期舉行會議商討。
５、臨時約集有關人員小組會商。
６、自行持稿送會。
７、以書函洽商（書函作法舉例見附錄6）。
(三) 組織單位較多之機關，應定期舉行會報，涉及2個單位以上需會商之案件，可在會報中提出，經決定作成紀錄後，辦稿時註明「已提○年○月○日會報決定」字樣，不再一一送會。
三十、陳核應注意事項如下：
(一) 文件經承辦人員擬辦後，應即分別按其性質，用公文夾遞送主管人員核決，如與其他單位有關者並應先行會商或送會。
(二) 文書之核決，於稿面適當位置簽名或蓋章辦理，其權責區分如下：
１、初核者係承辦人員之直接主管。
２、覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。
３、會核者係與本案有關之主管人員（如無必要則免送會）。
４、決定者係依分層負責規定之最後決定人。
(三) 承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。
(四) 承辦人員擬有2種以上意見備供採擇者，主管或首長應明確擇定1種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。
三十一、 承辦人員於辦稿時，請參考範例（見附錄6），分別填列下列各點：
(一) 「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。
(二) 「速別」：係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案件性質，填列「最速件」、「速件」或「普通件」。
(三) 「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。如非機密件，則不必填列。
(四) 「附件」：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。
(五) 「正本」或「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄本（件）」之方式處理。
(六) 「承辦單位」：於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。
(七) 「承辦人員」：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章，並註明辦稿之年月日及時間。
(八) 「收文日期字號」：於稿面適當位置列明「收文日期字號」，如數件併辦者，應將各件之收文號一併填入（各件收文亦一併附於文稿之後）。
(九) 「分類號」及「保存年限」：於稿面適當位置列明，並參照相關檔案法規之規定填列。
(十) 下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面適當處予以註明：
１、刊登電子公布欄、公報或通訊。
２、登報或公告，註明刊登報名、位置、字體大小、日期或揭示地點。
３、有時間性之文件，指明繕印發出或送達時間。
４、會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。
５、發後補判或先發後會之註明。
６、指定寄遞方法或投遞人，並按公文內容、性質，選取電子交換方式。
７、指定公文收受人員或拆封之人員。
８、為提升公務溝通效率，承辦人員得於文稿中述明聯絡方式。
９、其他。
(十一) 承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項：
１、附件請檢點清楚，隨稿附送。
２、附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、………。
３、附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附」等字樣。
４、如需以原本發出，而原本僅1份時，請註明：「原本隨文發出，抄本或影印本存卷」。
５、如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。
６、發文附件宜儘量用電子文件。
７、附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向承辦人員或某某洽取」字樣。
８、附件除隨文發出外，如尚有需要時，請註明「附件請多繕○○份，送○○○」。
９、有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。
(十二) 承辦人員其他注意事項：
１、緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文。
２、各機關如有請示案件，按其性質請主管單位研提意見。
３、簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利查閱。
４、公文書或附件如係屬發文通報周知或需要收文機關轉發者，以登載於電子公布欄為原則，附件以電子文件方式處理，避免層層轉送。
５、登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為者，可另以書函或結合電子目錄服務之電子郵遞方式，告知前述訊息，以利其配合辦理。訊息中需明確告知登載之位址及內容概要。
６、承辦人員對適宜長期對外宣告之公文或其相關附件資料，應洽網站管理人員長期登載。
７、來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁改正，如摘敘入稿，則請逕行改正或避免錯誤之字句。
三十二、核稿應注意事項如下：
(一) 核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。
(二) 核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責。
(三) 上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。
三十三、會稿應注意事項如下：
(一) 凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會，以節省時間及手續。
(二) 各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。
(三) 會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同。
(四) 非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。
三十四、閱稿應注意事項如下：
(一) 簽稿是否相符。
(二) 前後案情是否連貫。
(三) 有關單位已否會洽。
(四) 程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。
(五) 文字是否通順。
(六) 措詞是否恰當。
(七) 有無錯別字。
(八) 對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。
三十五、判行應注意事項如下：
(一) 文稿之判行按分層負責之規定辦理。
(二) 宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。
(三) 對陳判之文稿，應明確批示。同意發文，批示「發」；認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。
(四) 重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。
(五) 決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示。
三十六、回稿、清稿應注意事項如下：
(一) 稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕。
(二) 文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員清稿。清稿後應將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，不必再會核簽。
三十七、使用公文夾應注意事項如下：
(一) 文書之陳核、陳判等過程中，均應使用公文夾（格式如附件6），並以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分。
(二) 公文夾用較厚且較堅韌之紙張印製，機密件公文應用特製之機密件袋。
(三) 公文夾之正面標明承辦人員之單位。
(四) 公文夾區分如下，各機關並得視實際需要自行訂定：
１、最速件用紅色。
２、速件用藍色。
３、普通件用白色。
４、機密件用黃色或特製之機密件袋。
(五) 公文夾之應用，必須與夾內文書之性質相稱，最速件之使用比例應予適當之控制。
(六) 各機關公文夾之尺寸及封面格式應依下列規定辦理：
１、 尺寸：公文夾未摺疊前之尺寸，以長x寬為56 x 40公分 ，四邊留3公分 由外向內摺邊，摺疊後長x寬為50 x 34公分 為原則。
２、 封面格式：公文夾正中間標明「（機關）公文夾」，中間下方標示「承辦單位」，左上角預留透明可插式空間，以標示會核單位或視需要加註其他例如「提前核閱」或「即刻繕發」等訊息，如標明「速別」者，所標明之「速別」須與公文夾顏色規定相符。
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