公文製作

十五、公文程式之類別說明如下：

(一) 公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種：

１、 令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。

２、 呈：對總統有所呈請或報告時使用。

３、 咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。

４、 函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：

(１) 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

(２) 下級機關對上級機關有所請求或報告時。

(３) 同級機關或不相隸屬機關間行文時。

(４) 民眾與機關間之申請或答復時。

５、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。

６、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：

(１) 書函：

甲、 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

乙、 代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

(２) 開會通知單：召集會議時使用（格式如附件1）。

(３) 公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發（受）話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份，以1份送達受（發）話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件2）。

(４) 手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

(５) 簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

(６) 報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。

(７) 箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。

 (８) 聘書：聘用人員時使用。

(９) 證明書：對人、事、物之證明時使用。

(１０) 證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。

(１１) 契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。

(１２) 提案：對會議提出報告或討論事項時使用。

(１３) 紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。

(１４) 節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。

(１５) 說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。

(１６) 定型化表單。

(二) 上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。

十六、公文製作一般原則如下：

(一) 文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：

１、 正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

２、 清晰：文義清楚、肯定。

３、 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

４、 迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

５、 整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。

６、 一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

７、 完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

(二) 擬稿注意事項如下：

１、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。

２、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。

３、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。

４、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。

５、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。

６、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。

７、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。

８、簽宜載明年月日及單位。

９、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。

１０、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。

１１、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。

１２、字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。

１３、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。

１４、文稿有2頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。

(三) 分段要領如下：

１、「主旨」：

(１) 為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。

(２) 「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。

２、「說明」：

(１) 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。

(２) 如無項次，文字緊接段名冒號之右書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。

３、「辦法」：

(１) 向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。

(２) 其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

４、 「主旨」、「說明」、「辦法」3段，得靈活運用，可用1段完成者，不必勉強湊成2段、3段。

(四) 製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：

１、 分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)；但其中“( )＂以半型為之。

２、 內文：

(１) 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。

(２) 阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

十七、公文結構及作法說明如下：

(一)令：

１、公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則：

(１) 令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：

甲、訂定「○○○施行細則」。

乙、修正「○○○辦法」第○條條文。

丙、廢止「○○○辦法」。

(２) 多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。

(３) 公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。

２、人事命令：

(１) 人事命令：任免、遷調、獎懲。

(２) 人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

(二) 函：

１、 行政機關之一般公文以「函」為主，函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」3段式。

２、 行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依本點(一)1、所定法規命令之發布程序辦理。

(三) 公告：

１、公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）3段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成2段、3段。

２、公告分段要領：

(１) 「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。

(２) 「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有2項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列低格書寫。

(３) 「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數字，另列低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。

３、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用3段式。

４、公告得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。

(四) 其他公文：

１、書函之結構及文字用語比照「函」之規定。

２、定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

十八、公文用語規定如下：

(一) 期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。

(二) 准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。

(三) 直接稱謂用語：

１、 有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。

２、 對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。

３、 對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。

４、 機關（或首長）對屬員稱「臺端」。

５、 機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。

６、 行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

(四) 間接稱謂用語：

１、 對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。

２、 對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。 ※沒有台端

十九、簽、稿之撰擬說明如下：

(一) 簽稿之一般原則：

１、性質：

(１) 簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列2種：

甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。

乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。

(２) 「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。

２、擬辦方式：

(１) 先簽後稿：

甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。

乙、有關政策性或重大興革案件。

丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。

丁、擬提決策會議討論案件。

戊、重要人事案件。

己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。

(２) 簽稿併陳：

甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。

乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。

丙、須限時辦發不及先行請示之案件。

(３) 以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

(二) 簽之撰擬：

１、款式：

(１) 先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理。

(２) 簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，以條列式簽擬。

(３) 一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。

２、撰擬要領：

(１) 「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。

(２) 「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。

(３) 「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。

(４) 「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

３、 本手冊所訂「簽」之作法舉例，下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。

(三) 稿之撰擬：

１、草擬公文按文別應採之結構撰擬。

２、撰擬要領：

(１) 按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」等。

(２) 一案須辦數文時，請參考下列原則辦理：

甲、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。

乙、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數稿。

(３) 「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項：

甲、訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。

乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。

丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。

丁、「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。

戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。

己、須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。

庚、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數；正、副本檢附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及份數。