陸、發文處理

三十八、繕印應注意事項如下：

(一) 各機關文書單位之分繕人員收到判行待發之文稿，應注意稿件之緩急並詳閱文稿上之批註後登錄交繕。

(二) 分繕人員收到待發之文稿如認為所註明發出之期限急迫，預計無法依限辦妥者，應向承辦單位洽商改訂，並在稿面註明，以明責任。

(三) 凡機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕印。

(四) 分配繕印之文件，應以當日繕印竣事為原則。

(五) 繕印人員對交繕之文稿，如認其不合程式或發現原稿有錯誤或可疑之處時，應先請示主管或向承辦人員查詢洽請改正後再行繕印。

(六) 各機關對外行文，應一律使用統一規格之公文紙（格式如附件7），其版面包括字型、字體大小及行距等，得參考「政府文書格式參考規範」辦理。

(七) 繕印人員對文件內之金額、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得因繕打錯誤而任意添註、塗改及挖補。

(八) 繕印文件宜力求避免獨字成行，獨行成頁。遇有畸零字數或單行時，宜儘可能緊湊。

(九) 繕印公文遇有未編訂發文字號之文稿，儘量先提取發文字號。

(十) 繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，均應送請校對。

三十九、校對應注意事項如下：

(一) 公文繕印完畢後應由校對人員負責校對，校對人員應注意繕印公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符。

(二) 機密及重要文件，應指定專人負責校對。

(三) 校對人員發現繕印之文件有錯誤時，應退回改正；不影響全文意旨者，得於改正後在改正處加蓋校對章；其以電子文件行之者，該電子檔須一併改正。

(四) 校對人員如發現原稿有疑義，或有明顯誤漏之處，或機密文書未註記解密條件或保密期限者，應洽承辦人員予以改正；文內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。

(五) 公文校對完畢，應先檢查受文單位是否相符及附件是否齊全後，於原稿註記校對人員章，並於登錄後送監印人員蓋印。

(六) 重要公文及重要法案經校對人員校對後，宜送請承辦人員複校後再送發。

(七) 校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應於校對無誤後，將非電子交換公文附於文稿內，循發文程序作業。

四十、蓋印及簽署應注意事項如下：

(一) 各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。

(二) 監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應即退送補判或更正後再蓋印。

(三) 監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信：

１、發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。

２、 呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。

※３、 函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。

４、 書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。

５、 機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。

６、 機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。機關內部單位基於授權行文，得比照辦理。

７、 會銜公文如係發布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長職銜簽字章。

(四) 一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。

(五) 公文及原稿用紙在2頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫章。

(六) 附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。

(七) 副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本（件）」或「譯本」。

(八) 文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋監印人員章，送由發文單位辦理發文手續。

(九) 不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，其格式由機關自訂，惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。

(十) 監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應予登錄並載明（發）文字號，申請表應妥為保存，以備查考。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨同印信專案移交。

(十一) 監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文程序作業。

四十一、編號、登錄應注意事項如下：

(一) 總發文人員對待發之公文，應詳加檢查核對，如有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。

(二) 待發之文件，應按其性質依序編列發文字號及註明發文日期，如係機密件或有時間性之文件，應分別標明，以引起受文機關注意。

(三) 發文代字應冠以承辦單位之代字，承辦單位如為不固定機關或軍事機構，得另以代字編定統一代號使用，此項代字均以於每年開始預為編定為原則，以便統一使用。總發文字號每年更易1次，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續不另更換。

(四) 文號11碼，前3碼為年度，中間7碼為流水號，最後1碼為支號，其中支號係供作雙稿、多稿公文用。

(五) 機密文件應由機關首長指定之人員處理，發文時先向總發文人員洽取發文字號填入文中自行封發，並在總發文登記表案由欄內註明密不錄由，或以代碼或代名表示。

(六) 各機關之總發文登記格式，得視實際需要，自行決定。公文經編號發文後應依序加以登錄。

(七) 發文後之稿件，如承辦單位註明有先發後會或發後補判者，應退還承辦單位自行處理。

四十二、封發應注意事項如下：

(一) 經編號待發之公文，應由專人負責複檢附件是否齊全，文與封是否相符後再封固，並標明速別，登錄後送外收發人員遞送。

(二) 同一受文機關之公文，除最速件得提前封發外，其餘普通件得併封發出，並在封套（格式如附件8）上註明文號件數。

(三) 機密件、最速件或開會通知應於封套上加蓋戳記；機密件應另加外封套，以重保密。

(四) 發文附件應由總發文人員隨文封發；如為現金、票據、有價證券或貴重物品，應由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並在封口加蓋經辦人員印章隨同公文送交總發文人員辦理封發。

(五) 凡體積較大數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註明附件另寄，並應在附件封面書明某字號之附件，該公文及附件應同時付郵。

四十三、送達或付郵應注意事項如下：

(一) 公文之送達或付郵由外收發人員統一辦理。

(二) 送達公文及附件，除特殊情形經陳奉核准者外，應直接送達受文之機關。

(三) 交換傳遞之公文，應填具送文簿或公文傳遞清單按規定時間、地點集中交換。

(四) 傳送之公文，應填具送文簿或公文傳遞清單書明送出時間，派專差送達。

(五) 郵遞公文應依其性質分別填送郵遞清單付郵，郵資及收執應另備登記表登錄，以為郵費報銷之依據。

(六) 人事命令、證件、有價證券、訴願文件及機密件等均應以掛號郵件寄發。

(七) 機關內部各單位送發之文件，應以有關公務者為限，由單位收發人員登錄送文簿送交外收發人員遞送。

(八) 送發之電報，由電務人員登錄後逕行送發。

(九) 外收發人員應隨時注意登錄有關機關及人員之通訊地址，以便文件之投送。

(十) 公文封發後，由承辦人員自送時，應由該承辦人員簽章，並自行送達受文單位。

四十四、歸檔應注意事項如下：

(一) 文書之歸檔，應依相關檔案法規辦理。

(二) 收文經批存者，應區分永久保存或定期保存年限，由單位收發登錄後，得依各機關公文處理程序辦理歸檔。

(三) 發文後之原稿件，除承辦單位註明發後補判、發後補會者應退承辦單位自行辦理後送檔案管理單位點收歸檔外，其餘稿件應隨同總發文登記表送檔案管理單位簽收歸檔。

(四) 簽稿應原件合併歸檔，若一簽多次辦稿，得影印附卷，並註明原簽所在文號。

※函：

上行文	署機關首長職銜、 姓名，蓋職章。
平行文	蓋職銜簽字章或職章。
下行文	蓋職銜簽字章。