柒、文書簡化

四十五、減少文書數量應注意事項如下：

(一) 各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性質重要者外，不必報備。

(二) 無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查。

(三) 無機密性之通案，應於電子公布欄公布，並得登載於公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照辦，毋庸逐級函轉。

(四) 同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子方式處理。

(五) 各機關自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可直接利用機關內部網路轉登或辦理，無須另外行文。

(六) 接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者，不必行文答復。

(七) 內容簡單毋須書面行文者，可用電話接洽。

(八) 機關團體首長到任就職，地址、電話變動、年度發文代字號，或其他一般性通報周知事項，應登載電子公布欄。

(九) 上級交下級核議之文件，如在同一地區，可將原件發交下級機關，下級機關即於原件上簽註意見送還。不在同一地區者，可用交辦（議）案件通知單為之。

(十) 凡造送各種報表，除必須備文附送者外，一律由主辦單位逕行送發。

(十一) 屬機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，以登載或以電子郵遞方式告知；其採電子郵遞方式者，須確認相關收受人員必能獲知該項訊息。

(十二) 上級機關公報或通訊刊載之文件，下級機關應即照辦，毋庸逐級函轉。如須行文催辦，祇錄該案所登公報或通訊之期數、頁數、發文日期、字號及主旨，以便檢查。

(十三) 設有廣播電臺之機關，得視公文內容可以利用廣播播送者，予以播送。受文機關應指定人員予以記錄，作為正式公文處理。

四十六、文書處理採用簡便或定型化方式應注意事項如下：

(一) 已行文之事項，逾期未復，須催辦、催繳、催復、催報、催發、催查者，用催辦案件通知單。

(二) 不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文，可逕以移文單移送主管機關，不必退還。

(三) 不同機關之來文，案由相同其答復同者，應併辦一稿，分知各來文機關。

(四) 凡發往甲機關之文稿已經發出，又須以同樣文稿發往乙機關時，應將原案調出，加簽說明，擬照發乙機關，經陳奉核可後，即送請文書單位繕發，不必重行辦稿。

(五) 召集會議宜用開會通知單或以電話通知。

(六) 借支、請假、出差、請購等例行事項，得用表格填報，或利用機關內部網路，不另用簽。

(七) 人事任免等例行案件，宜用定型稿。

(八) 各機關交辦文件，宜指示原則，附式舉例說明；審核下級機關陳送報表或附件時，除重大錯誤發還更正外，應即就原案改正並告知，以免公文往返。

四十七、簡化文書手續應注意事項如下：

(一) 外收發與內收發非屬必要，應合併辦理。

(二) 定期報表、私誼交際文電及其他不涉及公務之文件，均不必辦理收發文登錄，可另用送件簿（單）遞送。

(三) 編號登錄之簡化：

１、 除總收發應摘由登錄外，其他歷程中只記文號，不必錄由，並可經機關內部網路，傳送有關單位。

２、 公文書應一文一號，總收發文所編號碼，應在本機關內統一應用。

３、 各機關應視實際情形，採用收發文同號，使文號更趨簡化。

４、 收發文編號使用之代字，應以適用為度，勿疊床架屋，徒增累贅。

５、 電報發文應以4位阿拉伯數字代表月日（如6月18日為0618）。

(四) 文稿核會之簡化：

１、上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應由次一層級代判，不必再送上級判行，較急要者，得先行判發再補陳核閱。

２、急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉之時間及手續。

３、一人兼任本機關內數項職務者，其核稿以1次為限。

４、彙存或彙辦之案件，可由承辦人員就首次來件簽明必須彙存或彙辦之理由，陳送核批後，續收之同案件，即逕由承辦人員註明彙存或彙辦。

５、利用業務會報商討涉及2個單位以上之案件，經作成決定後再辦，以減少公文簽會手續。

６、會商或會稿儘量以電話或當面行之。

７、案件如屬本單位主辦，但有會知其他單位之必要者，應於辦稿後送會，或如係其他機關則以副本抄送。其須事先徵求其他機關或單位意見，以為辦稿之依據者，應先送會。

８、會議紀錄及交代案等類似案件，其內容廣泛，須送會3個以上單位者，得影印若干份，同時分送各有關單位，以免依次會簽，稽延時日。

９、特急文件需會辦者，應逕行面洽，儘量避免登錄遞送承轉等手續。

(五) 行文之簡化：

１、緊急公文得不依層級之限制，越級行文。

２、各機關內部單位接洽其職掌範圍內之事項或依分層負責之事項，對其他機關或其他機關之內部單位，得直接行文，不必由機關對機關行文。

四十八、文書有分行之必要者儘量利用副本，避免重複辦稿。使用副本應注意事項如下：

(一) 受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用副本。

(二) 收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可將查詢行文之副本抄送來文機關。

(三) 副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內加敘請就某一事項予以處理之字樣。

(四) 因緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機關。

(五) 附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」。

(六) 已抄送副本之機關單位，如其後續來文，內容已在前送副本中列明者，不必答復。