處理程序

二十、文書處理程序一般原則如下：

(一) 各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責，以期密切配合。

(二) 各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文字、用語等，應力求簡明。

(三) 各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。惟機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限。

(四) 各機關應指定適當人員負責辦理收發文及分文工作；收發電報、傳真、電子交換及機密文件，並應指定專人處理。

(五) 文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。

(六) 各機關得視實際需要，採用收發文同號。

(七) 文書須記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間；文書中記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。

(八) 文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間（例如11月8日16時，得縮記為1108/1600），以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。

(九) 各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日及值夜規則之規定辦理。

(十) 機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布情形，設置送文簿或以電子方式簽收為憑。

(十一) 組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關，應設立公文交換中心，定時集中交換，以加速公文之傳遞。

(十二) 機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告知，不另行文；登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。

(十三) 各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視內容性質自行下載使用並為必要之處理。收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取相關資料，並為妥適處理。

(十四) 人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合機關公文電子交換作業辦法、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。